Vertragsverwaltung für SharePoint Online für Microsoft 365

Vertragsverwaltung für SharePoint Online für Microsoft 365
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Vertragsverwaltung für SharePoint Online für Microsoft 365

Die cloudbasierte Lösung zur Verwaltung von Verträgen mit SharePoint Online und Microsoft Office 365 ermöglicht Ihnen ein effizientes Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen. Sie können mit der Shareflex Vertragsverwaltung alle Verträge zentral anlegen und verwalten – mitsamt allen wichtigen Vertragsinformationen (Vertragspartner, Kosten, Leistungen), Dokumenten und Fristen. Über vordefinierte Workflows steuern Sie Verantwortlichkeiten und Aufgaben und werden bei der Erreichung von Fristen automatisch benachrichtigt, wenn eine Vertragsverlängerung und Kündigung ansteht. Über individuelle Berechtigungskonzepte steuern Sie zudem die Einsehbarkeit von Verträgen sowie die Zuständigkeiten bei der Arbeit an und mit Verträgen.

Kategorien
Bereich

Cloud Computing, ERP und Informationsmanagement

Lösung

Cloud Computing, Dokumenten-Management, Vertragsmanagement

Cloudbasierte Vertragsverwaltung auf Basis von SharePoint und Microsoft 365/Office 365

Moderne Geschäftsbeziehungen basieren auf Verträgen, welche alle Leistungen und Pflichten, die zwischen den Vertragsparteien bestehen, beinhalten. Dabei ist es essentiell, zu jeder Zeit einen konkreten Überblick über jeden bestehenden Vertrag und die zugehörigen, vereinbarten Vertragsbestandteile zu haben:

  • Informationen zum Vertragspartner
  • Ansprüche, Leistungen und Pflichten
  • Kosten
  • Laufzeiten
  • Fristen zur Verlängerung und Kündigung

Bei der Verwaltung und Überwachung der Verträge in Ihrem Unternehmen unterstützt Sie die Online Vertragsmanagementlösung Shareflex Contract Online der Portal Systems AG. Die cloudbasierte Vertragsverwaltung auf Basis von SharePoint Online (Microsoft 365 bzw. Office 365) bietet Ihnen umfangreiche Funktionen zum Management Ihrer Verträge in einer leistungsstarken Standardanwendung. Mit Shareflex Contract Online haben Sie alle Daten zu Ihren Verträgen und  den verschiedenen Vertragstypen/-arten stets zentral im Überblick und können alle wichtigen Details zu den Verträgen einsehen und verwalten. Zu den vorkonfigurierten Vertragsarten gehören:

  • Mietverträge
  • Leasingverträge
  • Mobilfunkverträge
  • Wartungsverträge
  • Dienstleistungsverträge
  • Versicherungsverträge
  • Kaufverträge
  • Rahmenverträge
  • Vertraulichkeitsvereinbarungen

Shareflex-Verträge-Funktionen-SharePoint-Online

HIGHLIGHTS

  • Zentrales Portal zur Anlage, Sammlung und Pflege aller Verträge aus Basis von SharePoint Online und Microsoft 365 bzw. Office 365
  • Ablage aller relevanten Dokumente und Daten zu den einzelnen Verträgen
  • Zugriffsregelung über Berechtigungskonzepte
  • Aufgabenmanagement und Workflowsteuerung
  • Überwachung von Terminen und Fristen
  • Auswertungen zu Vertragskosten und weiteren Kennzahlen
  • Einfache und nutzerfreundliche Bedienung über Web-Oberfläche direkt im Browser
  • Integration von Drittsystemen wie Outlook, ERP-Systemen oder Microsoft Teams
  • Archivierung

Ansprechpartner

CH63

Christian Hagen

E: info@bsh-ag.de

T: 0921/595-0

Die cloudbasierte Lösung zum effizienten Vertragsmanagement wird direkt in Ihre unternehmenseigene Microsoft SharePoint Online bzw. Microsoft 365-Umgebung integriert und benötigt in der Standardausführung keine weitere Infrastruktur. Der Produktstandard ist dabei so aufgebaut und konfiguriert, dass die Lösung schnell einsatzbereit ist. Das Framework bietet auch die Möglichkeit der Anpassung an individuelle Anforderungen und Erweiterung um weitere Module.

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Vertragsmanagement in der Cloud

Vertragsverwaltung mit SharePoint Online & Microsoft 365

Die Funktionen der Vertragsverwaltung für SharePoint im Überblick:

SharePoint-Vertragsverwaltung

Verträge und Vertragsbeziehungen

  • “Vertragsakte” mit allen wichtigen Informationen (Metadaten) zum einzelnen Vertrag, wie z. B.
    • allgemeine Vertragsdaten
    • Abrechnungsinformationen und Konditionen
    • Fristen und Laufzeiten
    • Aufgaben und Benachrichtigungen
    • Dokumente
  • Verwaltung von Informationen zu Geschäftspartnern/Vertragsparteien

Verwaltung von Verträgen

  • Versionierung der Verträge und der zugehörigen Dokumente
  • Revisionssichere Archivierung von Verträgen

Workflows

  • Definition von Freigabeprozessen und Genehmigungen
  • E-Mail-Benachrichtigung bei der Zuweisung von Aufgaben
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Erreichung von Fristen sowie automatische Aktualisierung von Daten und Fristen
  • Möglichkeit der Integration weiterer individueller Workflows

SharePoint-Verträge-Workflow

SharePoint-Verträge-Reporting

Reporting & Auswertungen

  • Anzeige von Verträgen in Listen mit Gruppierungen und Summen
  • Visuelle Darstellungsmöglichkeiten anhand von Grafiken und Diagrammen
  • Excel-Export für weitere Auswertungsmöglichkeiten

Leistungsstark im Standard für einen schnellen Einstieg

  • Umfangreiche Funktionen zur Anlage und Verwaltung von Verträgen
  • Vordefinierte Vertragsarten
  • Vorkonfigurierte Workflows

SharePoint-Verträge-Features

SharePoint-Verträge-Archivieren

Übergreifende Funktionen

  • Übersichtliche, anwenderfreundliche und intuitive Bedienbarkeit
  • Integriertes Dokumentenmanagement
  • Volltextindizierte Suche über einzelne Elemente, Metadaten und Dokumente
  • Individuelle Berechtigungskonzepte
  • Archivierung von Verträgen, Daten zu Verträgen und zugehörigen Dateien

Kompatibilität und Integration

  • SharePoint Online und Microsoft 365
  • ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central
  • Microsoft 365-Anwendungen wie MS Teams, Power BI, Planner, Power Automate
  • Office-Anwendungen wie MS Outlook
  • dox42 für die Erstellung von Vertragsdokumenten  aus SharePoint-Daten, individuellen Textbausteinen u.v.m., sowie Weiterverarbeitung der Dokumente

SharePoint-Verträge-Integration

Die Business Systemhaus AG ist Ihr überregionaler und kompetenter Partner für die softwaregestützte Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse als zertifizierter Microsoft-Partner in Deutschland, Österreich, Liechtenstein und der Schweiz. Zu unserem Leistungsspektrum gehören auch die Beratung, Einführung, Support und Schulungen & Trainings rund um das Thema Microsoft SharePoint, SharePoint-Server, SharePoint Online und Microsoft 365.

Die unterstützten Versionen:

  • SharePoint Online / Microsoft 365 (Modern UI)
  • Für andere SharePoint-Versionen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf