Qualitätsmanagement für SharePoint Online für Microsoft 365

Qualitätsmanagement für SharePoint Online für Microsoft 365
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Qualitätsmanagement für SharePoint Online für Microsoft 365

Die cloudbasierte Lösung zur Verwaltung und Lenkung von Qualitätsmanagement-Dokumenten mit SharePoint Online und Microsoft Office 365 ermöglicht Ihnen ein effizientes QM in Ihrem Unternehmen. Sie können mit der Shareflex Dokumentenlenkung alle Qualitätsmanagement-Dokumente und Inhalte zentral anlegen und verwalten – mitsamt allen wichtigen Informationen, wie Geltungsbereichen, Gültigkeiten, Verantwortlichkeiten u.v.m.. Über vordefinierte Workflows steuern Sie Verantwortlichkeiten, Prüfungen, Genehmigungen und Freigaben sowie Aufgaben und werden bei der Erreichung von Gültigkeits- bzw. Ablaufdaten automatisch benachrichtigt. Über individuelle Berechtigungskonzepte steuern Sie zudem den Zugriff auf Ihre gelenkten Dokumente und können ebenso Bestätigung der Kenntnisnahme sowie Lesebestätigungen anfordern.

Kategorien
Bereich

Cloud Computing, ERP und Informationsmanagement

Lösung

Cloud Computing, Dokumenten-Management, Vertragsmanagement

Cloudbasierte Verwaltung und Lenkung von QM-Dokumenten auf Basis von SharePoint und Microsoft 365/Office 365

Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Vorlagen, Formulare – das sind nur ausgewählte Beispiele von Qualitätsmanagement-Dokumenten, die Sie in Ihrem Unternehmen vorhalten (müssen). Um stets einen Überblick über die Aktualität Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente zu haben, unterstützt Sie die SharePoint-Lösung zur Verwaltung und Lenkung derartiger Dokumente und Inhalte: Shareflex Quality Documents Online.

  • Erstellung und Verwaltung gelenkter Dokumente
  • Freigabe- und Genehmigungsprozesse sowie Überwachung und Steuerung des Lebenszyklus
  • Berechtigungskonzepte
  • Prozesslandkarte
  • Archivierung und Dokumentation jeglicher Änderungen

In Ihrem unternehmenseigenen Qualitätsmanagement unterstützt Sie die Onlinelösung zur Dokumentenlenkung Shareflex Quality Documents Online der Portal Systems AG. Die cloudbasierte QM-Lösung auf Basis von SharePoint Online (Microsoft 365 bzw. Office 365) bietet Ihnen umfangreiche Funktionen in einer leistungsstarken Standardanwendung. Mit Shareflex Quality Documents Online haben Sie alle normenrelevanten Informationen zu Ihren QM-Dokumenten stets zentral im Überblick und können alle wichtigen Details einsehen und verwalten.

SharePoint-Qualitätsmanagement-Funktionen

HIGHLIGHTS

  • Zentrales Portal zur Anlage, Sammlung und Pflege gelenkter Dokumente auf Basis von SharePoint Online und Microsoft 365 bzw. Office 365
  • Anlage aller relevanten Dokumente zu verschiedenen Normen
  • QM-Cockpit als individualisierbaren Einstiegspunkt
  • Zugriffsregelung über Berechtigungskonzepte
  • Workflows zur Dokumentenlenkung und weiteren Anforderungen, sowie Dokumentation aller Workflowschritte
  • Überwachung von Gültigkeiten, Terminen und Fristen
  • Prozesslandkarte zur übersichtlichen Navigation
  • Archivierung
  • Einfache und nutzerfreundliche Bedienung über Web-Oberfläche direkt im Browser
  • Integration von Drittsystemen wie Outlook, ERP-Systemen oder Microsoft Teams

Ansprechpartner

CH63

Christian Hagen

E: info@bsh-ag.de

T: 0921/595-0

Die cloudbasierte Lösung zur Verwaltung gelenkter Dokumente wird direkt in Ihre unternehmenseigene Microsoft SharePoint Online bzw. Microsoft 365-Umgebung integriert und benötigt in der Standardausführung keine weitere Infrastruktur. Der Produktstandard ist dabei so aufgebaut und konfiguriert, dass die Lösung schnell einsatzbereit ist. Das Framework bietet auch die Möglichkeit der Anpassung an individuelle Anforderungen und Erweiterung um weitere Module.

Qualitätsmanagement in der Cloud

Dokumentenlenkung mit SharePoint Online & Microsoft 365

Die Funktionen für das SharePoint-basierte QM-Portal im Überblick:

QM-SharePoint-Dokumente

Verwaltung der QM-Dokumente

  • “Dokumentenakte” mit allen wichtigen Informationen (Metadaten)
  • Erstellung der QM-Dokumente auf Basis von Vorlagen
  • Dokumentation des Dokumentenlebenszyklus mitsamt Versionen, Workflows, Aufgaben, Änderungen an Metadaten

Prozesslandkarte

  • Abbildung der unternehmenseigenen Prozesse in intuitiv bedienbarer grafischer Oberfläche
  • Klickbare Navigation zu den untergeordneten Dokumenten und Dateien

QM-SharePoint-Prozesslandkarte

QM-SharePoint-Workflow

Workflows

  • Lenkung der QM-Dokumente auf Basis der relevanten Normen
  • Definition von Freigabeprozessen und Genehmigungen – auch mehrstufig
  • Überwachung von Gültigkeiten und Fristen mit Wiedervorlagen
  • Anforderung von Kenntnisnahme- und Lesebestätigungen
  • Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen
  • Hinterlegung von Stellvertretungen
  • Möglichkeit der Integration weiterer individueller Workflows

Archivierung

  • Archivierung von:
    • Überarbeiteten Dokumenten in den einzelnen Versionen
    • Workflowschritten und zugehörigen Informationen wie Prüfungen und Freigaben
  • OPTIONAL: Revisionssichere Archivierung im eigenen DMS

QM-SharePoint-Archivierung

QM-SharePoint-features

Übergreifende Funktionen

  • Übersichtliche, anwenderfreundliche und intuitive Bedienbarkeit
  • Integriertes Dokumentenmanagement
  • Volltextindizierte Suche über einzelne Elemente, Metadaten und Dokumente
  • Individuelle Berechtigungskonzepte
  • Archivierung von Verträgen, Daten zu Verträgen und zugehörigen Dateien

Kompatibilität und Integration

  • SharePoint Online und Microsoft 365
  • ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central
  • Microsoft 365-Anwendungen wie MS Teams, Power BI, Planner, Power Automate
  • Office-Anwendungen wie MS Word, Outlook etc.
  • dox42 für die Erstellung von Vertragsdokumenten aus SharePoint-Daten, individuellen Textbausteinen u.v.m., sowie Weiterverarbeitung der Dokumente

QM-SharePoint-Integration

Die Business Systemhaus AG ist Ihr überregionaler und kompetenter Partner für die softwaregestützte Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse als zertifizierter Microsoft-Partner in Deutschland, Österreich, Liechtenstein und der Schweiz. Zu unserem Leistungsspektrum gehören auch die Beratung, Einführung, Support und Schulungen & Trainings rund um das Thema Microsoft SharePoint, SharePoint-Server, SharePoint Online und Microsoft 365.

Die unterstützten Versionen:

  • SharePoint Online / Microsoft 365 (Modern UI)
  • Für andere SharePoint-Versionen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf