Was bedeutet Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management ist als Ergänzung zu den organisatorischen Prozessen einer Firma unverzichtbar, da durch das ECM alle strukturierten und unstrukturierten, wie auch schwachstrukturierten Informationen zusammengeführt werden können. Umgesetzt werden kann ein ECM beispielsweise auf Basis von SharePoint/Office 365.

Was ist Enterprise Content Management?

Unter den Begriff „Enterprise Content Management“ fallen alle Werkzeuge und Methoden, wie auch Strategien, die dazu dienen Inhalte, Content und Dokumente zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu bewahren und bereitzustellen. Somit trägt das ECM maßgeblich zu den organisatorischen Prozessen einer Firma bei, ist aber selbst ein Teil des Informationsmanagement bzw. der elektrischen Archivierung.

Was gehört zum ECM?

  • Input-Management
  • Web-Content-Management
  • Dokumentenmanagement
  • BPM
  • usw.

Enterprise Content Management: die Wortherkunft

ECM ist genau genommen ein Kunstwort, das geschaffen wurde, um einen speziellen Unternehmensbereich zu beschreiben. Der Begriff setzt sich aus drei einzelnen Worten zusammen, die die Komplexität dieses Bereichs treffend beschreiben.

Enterprise- vs. Web-Content-Management: die Unterschiede

Web-Content-Management und Enterprise Content Management, zwei Begriffe, die oft in einem Atemzug genannt werden, obwohl sie nicht dasselbe bedeuten. Man kann aber sagen, das Web-Content-Management ist eine Unterkategorie von ECM.

Was passiert beim ECM mit einem elektronischen Dokument?

Beim ECM kommt es zu einer Auflösung des ursprünglich geschlossenen Charakters eines digitalen Dokuments. Der eigentliche Inhalt wird getrennt vom Layout, den Meta-Daten und den Strukturinformationen gespeichert, damit dieser für verschiedene Zwecke verwendet werden kann.

Warum sind beim ECM die Meta-Daten so wichtig?

Beim ECM sollte darauf geachtet werden, dass die Meta-Daten eines elektronischen Dokuments immer komplett ausgefüllt werden, um deren Auffindbarkeit zu optimieren.

Zwar kann ECM sich auch aufs Internet beziehen, meint aber schwerpunktmäßig Techniken, die dazu genutzt werden können, um eine 100% funktionierende Informationsbereitstellung Inhouse umzusetzen. Dabei wird durch ECM der Ansatz verfolgt, dass die Informationen in mehreren Schichten für die unterschiedlichen Anwendungen bereitgestellt werden.

Wissenswert: Alle Techniken und Komponenten, die dem ECM zugeordnet werden, lassen sich in fünf Hauptkategorien unterteilen. Das wären die:

  • Erfassung (Capture)
  • Verwaltung (Manage)
  • Speicherung (Store)
  • Ausgabe (Deliver)
  • Bewahrung (Preserve)

Das Backend ist stets untrennbar mit dem Frontend verbunden. Backend und Frontend dienen der klassischen Schichteneinteilung bei verschiedenen IT-Systemen. Während das Frontend auf die Bedürfnisse der Nutzer ausgerichtet ist, ist das Backend enger mit dem System verbunden. Das Backend steht also für den funktionellen Bereich eines digitalen Produkts/einer Softwareanwendung.