E-Procurement (electronic Procurement/elektronische Beschaffung)

E-Procurement, bzw. Electronic-Procurement, ist der Fachbegriff für die operative Beschaffung auf elektronischem Weg. Das bedeutet, dass alle Prozesse der Beschaffung auf elektronischem/digitalen Weg erfolgen. 

Wissenswert: Ist das E-Procurement optimal gestaltet, lassen sich die Beschaffungsprozesse weitestgehend automatisieren.  

Wie kann ein Beschaffungsprozess mithilfe von E-Procurement gestaltet sein? 

Der erste Schritt innerhalb eines E-Procurement-Systems ist die Bedarfsanforderung. Diese erfolgt entweder automatisch systemgestützt oder wird von einem Nutzer manuell ausgelöst. Von Vorteil ist, wenn die E-Procurement-Software diese Möglichkeit bietet, dass Vorlagen bzw. Bestellpläne für wiederkehrende Bestellungen vorgegeben werden können. Abhängig von der Procurement-Software kann es notwendig sein, dass die Bedarfsanforderung von einem Vorgesetzten freigegeben werden muss. Die Freigabe erfolgt dann ebenfalls digital über Workflows.  

TIPP: Wird die Software so eingerichtet, dass bei der Bedarfsanforderung entsprechend der firmeninternen Vorgaben gleich eine Kontierung erfolgt, ist für die automatische Verbuchung der Rechnung keine erneute Freigabe notwendig.

Die Bestellung wird nun an das Lieferantensystem übergeben. Die Übergabe kann systemabhängig per Direktverbindung oder über einen Procurement-Anbieter erfolgen. Hier besteht auch die Möglichkeit, die Bestellung per E-Mail oder XML-Datei an den Lieferanten zu übermitteln, was den Versand einer Auftragsbestätigung auslöst. Diese kann ebenfalls von einem E-Procurement-System automatisch erfasst und zugeordnet werden. Wird die Waren angeliefert, gleicht die E-Procurement-Software den Wareneingang mit der Bestellung und/oder der Rechnung ab.

WISSENSWERT: Die meisten E-Procurement-Systeme bieten zusätzlich die Möglichkeit, Verträge und Kataloginhalte digital zu erfassen und zu verwalten.

Welche Vorteile bringt eine E-Procurement-Software? 

  • Die Abschaffung papierbasierender Beschaffung sorgt dafür, dass einige Prozesse entfallen, was den Beschaffungsvorgang an sich deutlich beschleunigt. Zudem werden natürlich auch Kosten reduziert – Stichwort: Papierkosten, Druckerkosten, Personalkosten usw. 
  • Wissenswert: Die Digitalisierung von analogen Bestellvorgängen kann bis zu 70 % der Kosten einsparen.  
  • Firmenschädigendes Maverick-Buying wird gleich im Keim erstickt.  
  • Neben den Bestellprozessen sind auch die zugehörigen anderen kaufmännischen Prozesse wie die Rechnungsstellung jederzeit verfolgbar. 
  • Durch die Einführung einer E-Procurement-Software wird der Einkauf effektiv entlastet.  

Welche Arten von E-Procurement-Systemen gibt es? 

  • Offenes E-Procurement-System: In einem offenen E-Procurement-System sind die Kataloge verschiedener Händler hinterlegt. 
  • Halb offenes E-Procurement-System: Bei einem halb offenen E-Procurement-System wird über ein Portal bei den Händlern eingekauft.  
  • Geschlossenes E-Procurement-System: Bei einem geschlossenen E-Procurement-System sind nur zwei Unternehmen direkt miteinander verbunden.  

Sie planen für den Einkauf Ihres Unternehmens die Anschaffung eines E-Procurement-Systems, sind sich aber nicht sicher, welches am besten Ihren Anforderungen entspricht? Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, die erfahrenen Mitarbeiter unseres Systemhauses nehmen sich gerne die Zeit Sie zu beraten und ihnen die verschiedenen Software-Möglichkeiten aufzuzeigen.