Was ist BPM – Business Process Management

Business Process Management, kurz BPM, ist einfach erklärt, die Verwaltung und Optimierung aller Prozesse in einem Unternehmen. BPM hat den großen Vorteil, dass hier alle an einem Prozess beteiligten Menschen (Arbeitnehmer, Kunden, Lieferanten…), Systeme und Funktionen bedacht werden.

Mithilfe von Business Process Management werden alle Abläufe verfolgt und Geschäftsprozesse in zeitlich logischer Abfolge analysiert und automatisiert/optimiert. Zudem stellt BPM sicher, dass alle Geschäftsprozesse in einer Firma immer transparent dargestellt werden können. Welcher Arbeitnehmer macht was, zu welchem Zeitpunkt, wie und mit welchen Hilfsmitteln?

Welche Zielsetzung hat BPM?

BPM soll dem Unternehmer dabei helfen, alle Prozesse in seinem Unternehmen zu kennen, zu verstehen und diese optimal auf die Bedürfnisse seiner Kunden ausrichten. Gleichzeitig soll BPM sicherstellen, dass die festgesetzten Unternehmensziele erreicht werden.

Was hat es mit den drei Dimensionen des Business Prozessmanagements auf sich?

  • Das Geschäft bzw. das Business wird mit der Dimension des Werts gleichgesetzt. Hier bildet BPM die operative Wertschöpfungskette der Firma ab und hilft dabei, alle Tätigkeiten und Strategien im Unternehmen besser auf das Erreichen der Firmenziele auszurichten.
  • Die Dimension der Transformation geht einen Schritt weiter. Hier geht es darum, alle Prozesse optimal auf die Gegebenheiten und Bedürfnisse innerhalb des Unternehmens auszurichten/zu transformieren. Des Weiteren trägt hier BPM dazu bei, die Geschäftsprozesse flexibler, effizienter und vor allem transparenter zu gestalten.
  • Bei der Dimension der Entscheidung sind die durch das etablierte Prozessmanagement und die Prozessentwicklung entsprechenden Werkzeuge im Unternehmen bereits vorhanden. Es geht darum, die durch das BPM ermittelten notwendigen Verbesserungen im Unternehmen schließlich auszuwählen, anzustoßen und umzusetzen.

Prozessverbesserungen/Optimierungen mit BPM: Das ist wichtig

Zur Optimierung von Prozessen (die Lebenszyklen von BPM) hat jeder Experte seine ganz eigene Vorgehensweise. Ein Schema F gibt es nicht, trotzdem ist das Ziel immer dasselbe:  die Optimierung der Geschäftsprozesse.

Modellierung

In der ersten Phase, der Modellierung, werden die Geschäftsprozesse bestimmt, die einer Optimierung bedürfen. Es werden unter der Berücksichtigung von Gesetzen, den firmeninternen Gegebenheiten und Wünschen des Unternehmens die sogenannten SOLL-Prozesse bestimmt.

Implementierung

Für die Implementierung ist es notwendig, dass alle neuen Geschäftsprozesse ausführlich, verständlich und nachvollziehbar dokumentiert werden. Jetzt geht es darum, die neuen Prozesse in vorhandene Prozesslandschaft zu implementieren.

Beispiel Krankenhaus

Die neuen veränderten Prozesse werden im Klinikhandbuch aufgenommen. Das leitende Pflegepersonal bzw. die Infektionsschutzbeauftragten werden in einer Schulung oder Besprechung auf die Neuerungen hingewiesen. Diese müssen ihre Untergebenen wiederum selbst unterweisen/schulen.

Überwachung

Die neuen Prozesse müssen nach erfolgter Einführung und Schulung konsequent überwacht werden. Damit dies möglich ist und die Informationen zeitnah beim BPM ankommen, kann auf digitale Hilfsmittel zurückgegriffen werden z. B. in Form einer Dokumentation.

Ein zeitnaher Datenfluss ist vor allem für die spätere Optimierung relevant. Des Weiteren ist es notwendig, dass die Parameter bestimmt werden, die gemessen werden sollen.

Analyse

Während der Analyse werden die Daten ausgewertet, die während der Phase der Überwachung gewonnen worden. So lässt sich die IST-Situation mit dem gewünschten SOLL gut vergleichen.

WISSENSWERT: Damit eine Optimierung der Prozesse überhaupt möglich wird, ist eine Messbarkeit der Prozesse Grundvoraussetzung. Des Weiteren muss bereits im Vorfeld festgelegt werden, welche Parameter miteinander verglichen werden sollen, um Durchschnittswerte ermitteln oder signifikante Abweichungen entdecken/ermitteln zu können. Es werden sogenannte Datenreports erstellt, um eventuelle Schwachstellen aufzuzeigen.

Optimierung

Die Erkenntnisse aus der Analyse werden verwendet, um neue Geschäftsprozesse oder Verbesserungen zu entwickeln, die mehr Effizienz gewährleisten sollen. Der Kreislauf beginnt von vorn.