Was ist ein Software Evaluation Process?
Bei dem Software Evaluation Process handelt es sich um eine Methodik/Vorgehensweise, die einem Unternehmen dabei helfen soll, genau die Software zu finden, die den Bedürfnissen und Anforderungen der Firma entspricht. Der Software Evaluation Process wird in verschiedene Stufen unterteilt.
SOFTWARE EVALUATION PROCESS: DIE VERSCHIEDENEN STUFEN
STUFE 1: DIE BEDÜRFNISANALYSE
Bei der ersten Stufe des Software Evaluation Process handelt es sich um die Bedürfnisanalyse.
WIE LÄUFT DIE BEDÜRFNISANALYSE WÄHREND DES SOFTWARE EVALUATIONSPROZESS AB?
Zu Beginn des Software Evaluationsprozesses wird der aktuelle Zustand im Unternehmen erfasst. Welche Software wird genutzt? Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit den Programmen? Welche Funktionen fehlen? Wo gibt es Probleme usw.? Bei der Bedürfnisanalyse werden alle Geschäftsprozesse der Firma genau unter die Lupe genommen. Ist die Ermittlung des IST-Zustands abgeschlossen, werden die Ergebnisse evaluiert/ausgewertet.
Wissenswert: Für die Ermittlung des Ist-Zustands wird sehr gerne auf Fragebögen zurückgegriffen, wenn es darum geht, vor allem die subjektiven Eindrücke der Mitarbeiter mitzuerfassen.
STUFE 2: DIE ZIELSETZUNG
Anhand des IST-Zustands erfolgt die Festlegung der Ziele. Bei der Zielsetzung sollte unbedingt darauf geachtet werden, nicht zu kurzfristig zu denken. Es gilt, kurz- und langfristige Ziele zu bedenken. Gegen Ende der Software Evaluation Process Phase der Zielsetzung wird in der Regel auch das Lastenheft erstellt. Viele sehen zwar die Erstellung eines Lastenhefts als äußerst lästig an, trotzdem ist es sinnvoll.
WAS IST DAS LASTENHEFT?
Das Lastenheft ist nichts anderes als ein Anforderungskatalog. Im Lastenheft ist die Zielsetzung des Projekts aufgeschlüsselt, sowie alle Projektanforderungen, die erfüllt sein müssen – Stichwort: Anforderungsspezifikation. Nun ist der Software Evaluationsprozess zu großen Teilen bereits abgeschlossen.
STUFE 3: DAS EINHOLEN VON ANGEBOTEN
Entweder schreibt ein Unternehmen sein Projekt aus und wartet auf Bewerber oder spricht aktiv Unternehmen an, die dieses Projekt abwickeln könnten. Das Ziel ist aber immer dasselbe, das Einholen von Angeboten, die miteinander verglichen werden, um den besten Dienstleister zu finden. Im Auswahlprozess spielen neben den Kosten auch andere Faktoren eine Rolle bei der Anbieterauswahl: das Projektvorgehen, die Erfahrung und Referenzen sowie auch weiche Faktoren wie die Chemie zwischen den Parteien.
Wissenswert: Viele Dienstleister lassen sich das Lastenheft schicken, um ein transparentes Angebot abgeben zu können – Stichwort: Pflichtenheft.
WAS IST DAS PFLICHTENHEFT?
Da das Pflichtenheft vom Auftragnehmer erstellt wird, fällt es nur teilweise unter den Software Evaluationsprozess, hat aber direkten Einfluss darauf.
WIE WIRD DAS PFLICHTENHEFT ERSTELLT?
Das Pflichtenheft wird anhand der Angaben innerhalb des Lastenhefts erstellt. Dabei erfolgt eine genaue Beschreibung der Lösung. Genauer gesagt, der Auftragnehmer beschreibt im Pflichtenheft, wie und womit er die Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. Akzeptiert der Auftraggeber das Pflichtenheft ist der Vertrag erteilt.
WAS BEINHALTET DAS PFLICHTENHEFT?
Das Pflichtenheft beinhaltet folgende Informationen:
Zielbestimmungen
Die Zielbestimmungen werden in drei verschiedene Kategorien unterteilt: Abgrenzungs-, Wunsch- und Muss-Kriterien.
Dokumentation des IST-Zustands
Das Pflichtenheft enthält des Weiteren eine umfassende Dokumentation des IST-Zustands bzw. der Ausgangslage.
Prozessablaufbeschreibung
Ebenfalls im Pflichtenheft enthalten, ist eine umfassende Beschreibungen aller Abläufe, die mithilfe der Software optimiert werden sollen, einschließlich einer Auflistung eventueller Vorteile, Stärken und/oder Lücken.
SOLL-Konzept
Im SOLL-Konzept wird beschrieben, welche Anforderungen das abgeschlossene Projekt erfüllen muss.
Technische Infrastruktur
In einem weiteren Kapitel des Pflichtenhefts wird auf die technische Infrastruktur eingegangen. Ist die aktuelle IT-Infrastruktur des Unternehmens ausreichend oder sind Modernisierungen bzw. Erweiterungen notwendig?
Tabellarische Übersicht aller Anmerkungen, Notizen und anderer wichtigen Daten
Sonstiges
Zu guter Letzt werden dem Pflichtenheft noch eine Reihe Ablaufpläne, Checklisten usw. hinzugefügt.
Wissenswert: Wurde der Auftrag erteilt, wird der Auftraggeber vom Auftragnehmer in der Regel in regelmäßigen Abständen über den aktuellen Stand des durchzuführenden Projekts informiert. Mit Abschluss der Arbeiten erfolgt die Abnahme. Läuft alles glatt, wird die Software im Unternehmen eingeführt.
Pflichtenheft Aufbau Beispiel: Einsatz, Projekt, Funktion, Leistung, Qualitätsanforderungen, Benutzeroberfläche, sonstige Anforderungen, technisches Umfeld, Gliederung, Ergänzung, Tests
STUFE 4: DIE SOFTWAREEINFÜHRUNG
Die Softwareeinführung ist ein fester Bestandteil des Software Evaluationsprozess. Abhängig von den Fähigkeiten der Mitarbeiter und der Art der Software kann sie eine Schulung der Mitarbeiter im Gebrauch der Software voraussetzen.
