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Intranet und Extranet

MODERNE KOMMUNIKATION – UNABHÄNGIG VON STANDORT UND DEVICE

WISSENSMANAGEMENT – DIE OPTIMALE VERBREITUNG VON INFORMATIONEN

Die moderne Arbeitswelt ist geprägt von einem Spannungsfeld zwischen dem Wunsch der Mitarbeiter nach Mobilität und der Notwendigkeit der optimalen Verteilung von Informationen. Auf der einen Seite ist es für Unternehmen unerlässlich, den Mitarbeitern einen modernen und dynamischen Arbeitsplatz zu bieten. Der Forderung vor allem der Generation Y und Konsorten nach einer gewissen Flexibilität und Freiheit im Büroalltag lässt sich durch die Nutzung von Lösungen wie Office 365 leicht gerecht werden. Damit lässt sich eine Plattform schaffen, die ein zentrales Portal für Mitarbeiter schafft und verschiedene Prozesse im Unternehmen und mit Kunden und Partnern unterstützt.

ZUSAMMENARBEIT – Effiziente Kollaboration mit social Features

Neben der optimalen Verteilung von Informationen ist die Unterstützung der reibungslosen Zusammenarbeit eine weitere Anforderung an moderne Intranet- und Extranetlösungen. Als Beispiel lässt sich die Erstellung von Dokumenten, wie Präsentationen oder Berichten, anführen. Hier wird Input von mehreren verschiedenen Mitarbeitern benötigt. Würde nun jeder Mitarbeiter sein eigenes Dokument erstellen und vorantreiben, ließen sich die verschiedenen Versionen am Ende nur schwer vereinen. Durch die Schaffung einer zentralen Ablagefläche für die Dokumente wird jedem Mitarbeiter der Zugang dazu ermöglicht und es ist stets nur eine aktuelle Version des Dokuments im Umlauf.

PROZESSUNTERSTÜTZUNG – Routinearbeiten erleichtern

Eine zentrale und gut aufgebaute Intranetplattform bietet den Mitarbeitern verschiedenste Mehrwerte: Lästige Routinearbeiten wie die Erfassung von Stunden, die Einreichung von Urlaub oder die Abrechnung von Spesen, Fahrt- und Hotelkosten können mit der Unterstützung von Workflows vereinfacht werden. Die Frage nach der Aktivität am Firmenausflug oder dem Menü an der Weihnachtsfeier lässt sich über einfach gestaltete Umfragen schnell klären. Die Bilder der letzten riesigen Geburtstagstorte des Kollegen aus der IT bestehend aus Schinken und Käse lassen sich zentral ablegen, leicht finden und können schnell in die Präsentation zu seinem 10-jährigen Firmenjubiläum eingebaut werden. Dies sind nur einige Beispiele, wie ein zentrales Portal für Mitarbeiter einen Ort schafft, der Routine-Prozesse effizient abbildet und den Mitarbeitern social Features bietet, die für Akzeptanz und Nutzung der Plattform sorgen.

KOMMUNIKATION

Neben der Sammlung, Ablage und Kategorisierung von Wissen für die Mitarbeiter und das Unternehmen, gibt es noch eine weitere Komponente. Die Mitarbeiter aus den verschiedenen Fachabteilungen informieren sich online über Ihre Themenbereiche, lesen Blogs, Nachrichten und sind Mitglied in Foren und Communities. Auch an diesen Stellen wird wertvolles Wissen aufgebaut und kommuniziert, welches abteilungsübergreifend von Relevanz ist oder zumindest der kurzen Aufmerksamkeit verschiedener Mitarbeiter lohnt. Hier rücken die social Features eines Intranetplattform in den Mittelpunkt – Themenräume, Gruppen und Foren stellen für Unternehmen und Mitarbeiter eine Anlaufstelle dar, Informationen aus dem Netz für die anderen zugänglich zu machen. Es müssen also nicht immer ausgefeilte Berichte und Artikel sein – alleine das Bereitstellen und Verteilen von aktuellen, relevanten Links und Videos verschafft dem Unternehmen insgesamt einen Wissensvorsprung vor der Konkurrenz und für die Kunden.

EINBINDUNG EXTERNER MITARBEITER, PARTNER UND KUNDEN

Ein derartiges Portal für Wissensmanagement, Kollaboration und Kommunikation ist aber nicht nur intern relevant. Durch die Möglichkeit, externen Mitarbeitern, Partnern und Kunden Zugang zu bestimmten Bereichen des Intranets zu verschaffen, können sich Unternehmen zusätzlich ein Extranet aufbauen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit an Projekten, die Verteilung von Dokumenten und macht die Zusammenarbeit unternehmensübergreifend reibungslos und effizient. Die Steuerung von Berechtigungen ist dabei ein wichtiger Bestandteil und lässt sich bis auf die kleinste Ebene realisieren.

OFFICE 365 – DIE WUNDERTÜTE IN SACHEN KOMMUNIKATION, KOLLABORATION, WISSENSMANAGEMENT

Mit der Produktwelt von Office 365 bietet Microsoft ein Allzweckwerkzeug für die Abbildung der beschriebenen Szenarien. Von den gewohnten Officeprodukten Word, Excel und PowerPoint zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, über die Plattform für Dokumentenablage, -organisation und -management SharePoint bis hin zu neuesten Tools wie PowerApps, ToDo, Forms, Planner und Teams (um nur wenige zu nennen) bietet Microsoft eine umfassende Lösung für die verschiedensten Anwendungsfälle aus dem Unternehmensalltag und der Zusammenarbeit mit Externen.

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Lösung

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