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E-Mail-Management

Aus dem Geschäftsleben ist die E-Mail nicht mehr wegzudenken. Die E-Mail gehört nach wie vor zu einem der wichtigsten Kommunikationskanäle in vielen Unternehmen.  Neben dem Telefon ist die E-Mail das wichtigste Medium, um mit Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen zu kommunizieren. Ein Großteil der Mitarbeiter eines Unternehmens beginnt den Arbeitstag mit dem Outlook-Postfach, bearbeitet den Posteingang, definiert Aufgaben, verschiebt E-Mails in Ordner und versucht im Laufe des Tages, alle E-Mails zu erledigen. Es gibt kein Unternehmen, welches sich nicht der E-Mail als Kommunikationskanal bedient. Deshalb sind E-Mail-Management und E-Mail Archivierung in jedem Unternehmen Themen, die nicht vernachlässigt werden sollten.

E-Mail-Management

E-Mail versenden, ablegen, in den SharePoint ziehen, speichern. Was für viele Alltag ist, stellt die IT-Abteilung vor Herausforderungen. Die Gründe für E-Mail-Management im Unternehmen sind vielfältig. Zum einen sind die Betriebskosten der Hardware (Server, Desktop, Speicher) hoch, denn das Volumen an E-Mail-Verkehr erhöht die Laufzeiten von Backups, benötigt mehr Speicherplatz, mehr Wartung und mehr Energie. Außerdem müssen die nationalen und internationalen Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung und Archivierung eingehalten werden. Das richtige E-Mail-Management hilft, den Überblick zu bewahren, Kommunikation zu verfolgen und zu optimieren.

Papierloses Büro

Auch auf dem Weg zum papierlosen Büro spielt das E-Mail-Management eine wichtige Rolle. Mit der richtigen Archivierung müssen Mails nicht mehr ausgedruckt werden. Lieferscheine und Rechnungsstellung per Mail verringern den Papierverbrauch.

E-Mail Management und E-Mail Archivierung

Die Themen E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management betreffen alle Abteilungen der Firma. Deshalb ist eine ganzheitliche Prozessbetrachtung notwendig. So kann ermittelt werden, über welche Funktionen die neue E-Mail-Management-Software verfügen muss.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung?

  • E-Mail-Management hat die Aufgabe, einen reibungslosen Kommunikationsprozess sicherzustellen. Darunter fällt zum Beispiel die korrekte Verteilung und Beantwortung der E-Mails.
  • Bei der E-Mail-Archivierung geht es um eine langfristige, sichere und unveränderliche Aufbewahrungslösung von E-Mails. Die E-Mail-Archivierung aller geschäftlichen E-Mails wird vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Die gesetzliche Verpflichtung zur Archivierung ergibt sich aus einer Vielzahl national geltender Vorschriften. So sind zum Beispiel in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch Archivierung- und Aufbewahrungspflichten geregelt.

Was verstehen die Verwaltungsvorschrift GoBD unter aufbewahrungs- bzw. aufzeichnungspflichtigen Daten?

Die Verwaltungsvorschrift GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln die Grundsätze der Datenarchivierung. Bei aufbewahrungspflichtigen Daten handelt es sich um elektronische Dokumente und Unterlagen, wie auch Datensätze, die im Unternehmen entstanden oder dorthin per Mail geschickt wurden. Diese sind in der Ursprungsform aufzubewahren und dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Dies ist der Grund, warum E-Mails, die als Buchungsbeleg Geschäfts- oder Handelsbrief fungieren, aufbewahrt werden müssen.

E-Mail-Management-Software: Das sagt die GOBD

Die GOBD schreibt vor, dass alle E-Mails

  • auch nach der Archivierung immer eindeutig den jeweiligen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden können müssen.
  • mit Hilfe einer Indexstruktur klassifizierbar bzw. identifizierbar bleiben müssen.
  • vollständig und unveränderbar archiviert werden. Dabei darf es keine Einschränkungen bezüglich der maschinellen Auswertbarkeit geben.

E-Mails beinhalten meistens personenbezogene Daten, darum spielen beim E-Mail-Management und der E-Mails-Archivierung auch die Vorgaben der DSGVO eine wichtige Rolle. 

E-Mail-Management-Software: Welche Daten müssen archiviert werden?

Nach Paragraph 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB sind nicht nur alle empfangenen E-Mails, die als Geschäfts- oder Handelsbrief eingestuft werden, sondern auch Kopien aller Mails, die verschickt wurden, aufzubewahren.

E-Mails, bei denen nur eine Rechnung angehängt ist, müssen nicht aufbewahrt werden, da sie nur als Transportmittel dienen. Die PDF-Rechnung dagegen muss aufbewahrt werden. Sollten aber in der E-Mail noch weitere Informationen zu der Rechnung enthalten sein, muss auch diese ordnungsgemäß archiviert werden.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist und wie lange dauert sie?

Die Aufbewahrungsfrist einer E-Mail beginnt mit Ende des Geschäftsjahres in der man sie erhalten hat. E-Mails, die mit Handels oder Geschäftsbriefen gleichgesetzt werden, müssen für die von 6 Jahren aufbewahrt werden. Ist die E-Mail steuerlich relevant, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht um vier Jahre.

Warum sollte man eine E-Mail-Archivierungssoftware kaufen?

Outlook verfügt bereits von Hause aus über viele Grundfunktionen einer E-Mail-Archivierungssoftware. Diese reichen aber für eine ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung bei weitem nicht aus. Außerdem ist Outlook nicht dazu geeignet große Mengen an E-Mails zu verwalten. Die Gefahr vom Verlust aller E-Mails ist nicht auszuschließen. Hinzu kommt, dass in Firmen üblicherweise mehrere E-Mail-Konten vorhanden sind und gesichert werden müssen.

E-Mail-Management-Software: Wir helfen bei der Auswahl

Der Exchange Server von Microsoft erlaubt standortunabhängiges und produktives Arbeiten. Dies trägt maßgeblich zu einer optimalen Kommunikation mit Kunden bei. Gleichzeitig kann mit dieser E-Mail-Management-Softwarelösung der Kalender effizient verwaltet werden. Der Microsoft Exchange Server kann lokal installiert werden oder in der Cloud eingerichtet und konfiguriert werden.

Welche Funktionen bietet der Microsoft Exchange Server?

Microsoft Exchange stellt ein optimales E-Mail-Management sicher:

  • Auf die E-Mails kann über einen klassischen Desktop-PC genauso zugegriffen werden, wie über mobile Geräte (Smartphone, Tablet)
  • Ein externer Zugriff über das Internet ist jederzeit möglich.
  • Microsoft bietet bei großer Funktionsvielfalt eine nutzerfreundliche Bedienbarkeit.
  • Dank der 64-Bit-Technologie ist eine optimale Skalierbarkeit bei höherer Arbeitsgeschwindigkeit gegeben.
  • Der Microsoft Exchange Server erfüllt alle gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften.
  • Die E-Mail-Management-Software beinhaltet einen integrierten und zuverlässigen Viren- und Spamschutz.
  • Der Microsoft Exchange Server erlaubt eine TLS- und SSL-Verschlüsselung, was sicherstellt, dass E-Mails entsprechend vertraulich bleiben.
  • Unified Messaging, das heißt in jeglicher Form eingehende und ausgehende Nachrichten (auch Voice-Mail, Fax, SMS, etc.) werden in eine einheitliche Form gebracht.
  • Innovative und nutzerfreundliche Verwaltungstools.

Microsoft Exchange Online: die Alternative zur klassischen E-Mail-Management-Software

Microsoft Exchange Online ist dann die richtige Wahl, wenn eine E-Mail-Management-Software eingesetzt werden soll, ohne sich um die Verwaltung und Betreuung der Software kümmern zu müssen. Termine, Kontakte und E-Mails können verwaltet werden, um die Wartung oder das Management kümmert sich Microsoft. Microsoft Exchange Online bietet maximalen Schutz ohne dass die IT-Abteilung eingreifen muss. Microsoft Exchange Online kann alleine oder in Kombination mit Office 365 gebucht werden.

Welche Highlights und Leistungsmerkmale hat Exchange Online zu bieten

  • Microsoft Exchange Online erlaubt eine Integration mit bestehenden Domänen und der lokalen Active-Directory.
  • Bestehende Postfächer können in die Cloud migriert werden.
  • Termine, Aufgaben, Kontakte und E-Mails können mit wenigen Klicks verwaltet werden.
  • Microsoft Exchange Online erfüllt die neuesten Sicherheitsstandards.
  • Ein Verlust der E-Mails ist dank Notfallwiederherstellung und redundanter Server nicht möglich.
  • Für die Nutzung mobiler Geräte gibt es eigene Richtlinien.
  • Auf alle E-Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte kann jederzeit online als auch offline zugegriffen werden.
  • Der Online-Speicherplatz kann jederzeit erweitert werden.
  • Microsoft Exchange Online ermöglicht eine Outlook-Clientkonnektivität einschließlich Outlook Web Access.
  • Die E-Mail-Management-Software beinhaltet ein leistungsfähiges Anti-Virus- und Spamprogramm.

 

Unsere Lösungen in den Bereichen:

E-Mail-Management
E-Mail-Management und Archivierung
Ablage von E-Mails in SharePoint
Integration von Outlook und SharePoint

Lösung

Exchange Server Microsoft Exchange Online Hardware und Infrastruktur

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