Was ist Dokumentenmanagement?

DMS kurz erklärt

Dokumenten-Management-System (DMS) bedeutet, dass Dokumente ordnungsgemäß bearbeitet, verwaltet und archiviert werden. Beispiele für solche Dokumente sind Rechnungen oder Verträge.  

Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen?

  • Der Prozess und der Lebenszyklus von Dokumenten werden standardisiert: Egal ob es ums Speichern von Dokumenten, Bearbeiten oder Versionieren geht 
  • Effizientere Gestaltung von Bearbeitungsprozessen: z.B. Verlinkung von Dokumenten innerhalb eines Dokuments oder Verknüpfung einer Aufgabe mit dem Dokument 
  • Strukturiertere und schnellere Bearbeitung möglich: Alle Dokumente sind sortiert 
  • Weniger Papier- und Ressourcenverschwendung:  Druck- und Zustellkosten minimieren sich/sinken 
  • Verbesserte Dokumentensicherheit: man kann bestimmen, wer Zugriff auf Dateien hat und welche dieser verweigert wird 
  • Fehler werden minimiert 
  • Bessere Zukunftssicherheit: In Unternehmen kommt es immer öfter zum Einsatz von Informationstechnologie. Es kann somit sein, dass ältere Unternehmen nicht mehr im Stande sind, industrialisiert zu werden. 
  • Mitarbeiter*innen haben mehr Zeit: Es sind weniger monotone Aufgaben zu erledigen=> mehr Spaß bei der Arbeit, was die Qualität steigert und somit zu einer besseren Zusammenarbeit im Unternehmen führt., 

Was sind die Einsatzbereiche von DMS-Systemen? Was kann DMS?

DMS ist vielfältig einsetzbar: Erfassen und Scannen neuer Dokumente (Verwaltung von Dokumenten), Suchen und Recherchieren, Automatisierungen oder generell ums Archivieren (von E-Mails)   

Was gehört zum Dokumentenmanagement?

  1. Koordinieren und organisieren von Schriftstücken  
  2. Scannung von Papierdokumenten 
  3. Indizierung, Kategorisierung der digitalisierten Schriftstücke