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Dokumentenmanagement-Software

SharePoint und Office 365 für strukturierte Zusammenarbeit

Mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software kann die Verwaltung, Überwachung und Verbreitung elektronischer Dokumente zeit- und kostensparender gestaltet werden. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) dienen nicht alleine zur Speicherung von Daten, sondern beinhalten eine Vielzahl Steuerungs-, Weiterleitungs- und Kontrollfunktionen.

Die vorhandenen Funktionalitäten für effizientes Dokumentenmanagement haben die Zielsetzung, die interne und externe Unternehmenskommunikation zu verbessern und abteilungsübergreifendes Arbeiten zu erleichtert. Dazu gehören Komfortfunktionalitäten wie

  • Verwaltung von Metadaten und Basisinformationen zu Dokumenten
  • Versionierung von Dokumenten und Speicherung der Historie
  • Workflows und Prozessteuerung an Dokumenten

Vom Projektmanagement, dem Servicemanagement bis hin zum Reklamationsmanagement oder einer Vertragsverwaltung, eine Dokumentenmanagement-Software zeichnet sich durch eine vielseitige Verwendung aus und kann für viele Abteilungen Ihres Unternehmens eine wirkliche Bereicherung sein.

Die wichtigsten Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software

  1. Beschleunigter Informationsfluss: Von Tabellenkalkulationen, E-Mails, Textdateien, Präsentationen, Bilder oder andere Dokumente – über die Zeit entstehen in einem Unternehmen derartig große Datenmengen, wodurch es schwerer wird, den Überblick zu behalten. Sind Dokumente einmal in einer Dokumentenmanagement-Software indexiert, können sie die Volltextsuche der Software jederzeit wiederfinden. Von Vorteil ist, dass über das System auch nach einem speziellen Dokumententyp gesucht werden kann.

 Tipp: Um die Auffindbarkeit der Dokumente zu verbessern, sollten diese entsprechend getaggt werden, damit sie besser gefunden werden können. Dies geschieht über so genannte Metadaten, also Basisinformationen zu jeglichen Elementen im DMS. Über diese Metadaten können Ansichten erstellt, Elemente klassifiziert und schnell gefunden. 

  1. Ortsunabhängiger Datenzugriff: Unternehmer und Geschäftsführer wissen die Vorteile von ausgeglicheneren Mitarbeitern zu schätzen und bieten diesen Arbeiten im Homeoffice an. Effizientes Arbeiten zu Hause ist aber nur dann möglich, wenn die Mitarbeiter auf alle notwendigen Dokumente und Informationen zugreifen können, egal wo sie sich gerade befinden. Mit einem Dokumentenmanagement-System stehen Ihnen verschiedene Wege offen, Ihren Mitarbeitern Arbeiten von Zuhause aus zu ermöglichen, ohne dass deren Effizienz darunter leidet. Dazu zählen verschiedene Funktionen, wie
    1. die Gewährung des sicheren Zugriffs auf alle für die Arbeit wichtigen Informationen und Dokumente und
    2. die Bereitstellung von Kommunikationsmöglichkeiten, wie Chatmöglichkeiten
  2. Zentraler Speicherplatz und Ablageort für Informationen: Mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software können Sie alle Dokumente und Informationen an einem Ort sammeln und Ihren Mitarbeitern zentral zur Verfügung stellen. Trotz Digitalisierung ein äußerst wichtiger Aspekt – denn heute werden elektronische Dokumente in vielen Unternehmen oft in verschiedene Systeme gespeichert. Durch die Zentralisierung der Dokumentenablage entfallen jegliche Parallelstrukturen auf Netzlaufwerken und die Mitarbeiter haben immer die jeweils gültige und aktuellste Version von Dokumenten im Zugriff

Die Firmen-E-Mails laufen nach wie vor über den Mail-Server, Rechnungen und Angebote sind im ERP gespeichert und die Files liegen auf dem Fileserver, während die für die Buchhaltung relevanten Dokumente wiederum in einem anderen System gespeichert. Extrem schwer hier den Überblick behalten, oder meinen Sie nicht? Schaffen Sie mit einer Dokumentenmanagement-Software einheitliche Standards in Ihrer Firma, um interne- und externe Geschäftsprozesse zu überwachen und zu optimieren.

Gesetzeskonforme Archivierung aller elektronischen Daten: Bei der gesetzeskonformen Archivierung elektronischer Daten ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, mit der nachgewiesen werden kann, dass die im System gespeicherten Dokumente Originale sind vorgeschrieben. In einer solchen Verfahrensdokumentation muss genau beschrieben werden, wie die Archivierungsprozesse in Ihrer Firma ablaufen. Eine derartige Verfahrensdokumentation kann natürlich auch komplett über eine Dokumentenmanagement-Software verwaltet werden. Vor allem da über dieses System jede Änderung an diesem Dokument nachvollziehbar und nachweisbar ist. Bei Bedarf können sogar ältere Versionen der Dokumentation wiederhergestellt werden.

Verbesserung der Zusammenarbeit bei abteilungsübergreifenden Projekten: Information und Kommunikation – das sind zwei elementare Säulen einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software können Sie die Verbreitung relevanter Informationen einfach ermöglichen – auch mit externen Projektbeteiligten. Sie können die Zugriffe auf projektbezogene Informationen und Dokumente feingranular steuern und so eine möglichst effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.

Warum Sie sich für die Dokumentenmanagement-Lösung der Business Systemhaus AG entscheiden sollten?

Im Bereich Dokumentenmanagement setzen wir auf die innovativen Technologien von Microsoft rund um die Business-Suite Office 365, SharePoint Online, OneDrive, Teams und die vielen weiteren Apps und Businessanwendungen. Sie fühlen sich mit dem Cloudbetrieb Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung nicht wohl? Wir bieten auch die On-Premise-Lizenzierung über lokale SharePoint-Server an.

Die Highlights im Bereich Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit mit SharePoint:

  • Umfangreiches und leistungsstarkes Such-Center sowie Volltextindizierung aller Dokumententypen
  • Individuelle und fein granulare Berechtigungsverwaltung für die Vergabe und Zuteilung von Schreib-, Lese- und Zugriffsrecht für Ihre Mitarbeiter und auch Externe
  • Nutzerfreundlichkeit /Usability durch die Bedienung über Webbrowser
  • Stetige Erweiterbarkeit und Weiterentwicklung durch neue Office 365-Apps und Businessanwendungen
  • Versionierung von Dokumenten bei Änderungen, Speicherung der Historie und Möglichkeit der Zurücksetzung auf alte Dokumentenversion und Wiederherstellung von Vorgängerversionen
  • Dokumentation des Lebenszyklus eines Dokuments/Elements
  • Klassifizierung über Metadaten zur Gruppierung, Filterung und Sortierung von Dokumentenelementen
  • Schnelle Verbreitung von Informationen über Benachrichtigungen, Workflows etc.
  • Persönliches Dashboard für Aufgabenverwaltung, Favoritensammlung und vielen weiteren Komfortfunktionalitäten
  • Steuerung von Prozessen und Abläufen über Workflows

Neben den im Standard enthalten Grundfunktionen im Bereich Dokumentenmanagement, Wissenstransfer und Kollaboration bietet die Business Systemhaus AG verschiedene Add-Ons, Module und Erweiterungen für SharePoint/Office 365, um diese Funktionalitäten auf optimale Weise zu nutzen. Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Bereich Modern Workplace.

Komfortfunktionen fürs DMS:

Metadatenmanagement zur Klassifizierung
Zentraler Speicher- und Ablageort für Dokumente
Versionierung
Kollaboration und Wissenstransfer
Dokumentenlenkung und Workflows

Lösungen

SharePoint Server      Office 365

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