Was ist ein Projektportal?

Abhängig davon, in welchem Zusammenhang der Begriff „Projektportal“ verwendet wird, kann er jeweils eine andere Bedeutung haben. Beispiel:

Spricht ein digitaler Kreativ-Dienstleister von einem „Projektportal“, dann handelt es sich meist um eine Internetpräsenz (Webseite/Onlineshop), die von ihm erstellt wurde.

Wird der Begriff „Projektportal“ im Zusammenhang mit einem internetbasierten Projektmanagement-System verwendet, ist meist ein virtueller Projektraum gemeint, der nur den Projektteilnehmern zugänglich ist.

Ein Projektportal kann aber auch eine digitale Plattform sein, auf der ein neues soziales oder politisches Projekt beworben bzw. der Öffentlichkeit vorgestellt wird.

Vor allem für IT-Freelancer kann ein Projektportal auch eine Webpräsenz darstellen, über die er nach neuen Aufträgen suchen kann. Bekannte Projektportale für IT-Freelancer wären z. B. Solcom, Gulp, People4project, freelancer-map usw.

Was ist ein virtueller Projektraum?

Bei einem virtuellen Projektraum bzw. einem virtuellen Projektportal handelt es ich um eine Software, die das Projektmanagement vereinfachen soll.

Welche Vorteile bietet ein virtuelles Projektportal?

Mittels eines virtuellen Projektportals gelingt es, alle Projektbeteiligten, unabhängig ihres tatsächlichen Aufenthaltsorts, an einem Ort zu versammeln. Der perfekte Ausgangspunkt, um einen regen Austausch anzuregen und sicherzustellen, dass alle Informationen rund um das Projekt aktuell sind. Gleichzeitig dient ein Projektportal zur Dokumentation aller Arbeitsschritte rund um das Projekt und soll für eine gewisse Transparenz sorgen. Natürlich kann ein Projektportal auch zur Ideenfindung/Problemlösung beitragen, da hier die Beteiligten die Möglichkeit haben sich in einem geschützten Raum untereinander auszutauschen (Stichwort: unkonventionelle Lösungen). Man kann sogar sagen, dass virtuelle Projekträume zur Qualitätssicherung beitragen und gleichzeitig eine gewisse Kostenersparnis versprechen.

Wie funktionieren virtuelle Projekträume?

Virtuelle Projektportale bzw. Projekträume sind nur einer geschlossenen Benutzergruppe zugänglich. Diese können mit der Eingabe der Projektraum-URL und ihrer Benutzerdaten von überall auf eingestellte Inhalte zugreifen, diese aktualisieren oder neue Informationen hinzufügen. Des Weiteren sind virtuelle Projekträume meist so konzipiert, dass sie einen direkten Austausch der angemeldeten Benutzer erlauben (z. B. Chat, Videokonferenz usw.).

Wissenswert: Sobald neue Inhalte eingestellt werden, können die anderen Teilnehmer mittels Unified Messaging System entweder per SMS, Fax oder E-Mail informiert werden. Um die Projektdaten zu schützen, werden die Zugänge der Nutzer und deren Rechte über die Benutzerrollen geregelt. Jede Veröffentlichung, jeder Zugriff… wirklich alles, wird in einem virtuellen Projektraum dokumentiert.  Auch werden sogar die verschiedenen Versionen eines Dokuments nachverfolgt über die so genannte Versionierung.

Alle Projekträume erlauben in Verbindung mit sogenannten Retrival-Systemen eine Vollindizierung bzw. Indizierung strukturierter und unstrukturierter Daten. Trotzdem haben Projekträume nichts mit klassischen Asset-Management- und Dokumenten-Lösungen gemein. Durch die Komponente der Prozessteuerung und der Bereitstellung von Kommunikationsfunktionen gehen sie einen Schritt weiter.

Viele Projekträume bieten erweiterte Dienste, wie z. B. Desktopsharing- oder WebconferencingSysteme, um Inhalte mit anderen Teilnehmern in Echtzeit zu teilen.

Projektmanagement-Projektprotale: Das kann die Software

Bei einem Projektraum im Bereich Projektmanagement handelt es sich um eine internetbasierte Software, die im Wesentlichen zur Dokumentation der gesamten Kommunikation rund um das Projekt, zum Austausch der Projektteilnehmer und zur Prozessabbildung dient. Natürlich verfügt Projektmanagement-Software in der Regel auch über eine entsprechende Versionskontrolle.

Microsoft bietet mit Microsoft Teams eine solche Lösung auf Basis von Microsoft 365, SharePoint und OneDrive. Gerne unterstützen wir Sie bei der Gestaltung und Optimierung Ihrer digitalen Projekträume. Sprechen Sie uns einfach direkt an!